Privacy Policy
Avant tout, nous sommes ravis de votre intérêt pour Connect (l’« Application »).
Cette Application vous est proposée par RECNEPS et Conway (ci-après « Nous »). Lors de l’utilisation de cette Application, nous devrons procéder au traitement de vos Données à caractère personnel. À cet égard, Conway sera qualifiée de Responsable du traitement et RECNEPS – qui gère et fournit l’Application – de Sous-traitant.
Pour utiliser l’Application, vous devrez vous connecter à l’aide de votre identifiant professionnel. Lorsque vous vous connectez, l’Application obtiendra et conservera peut-être certaines Données à caractère personnel vous concernant. Il peut s’agir de votre:
Prénom
Nom de famille
Alias
Numéro d’employé
Entreprise
Pays
Région
Lieu d’emploi
Langue
Anniversaire
Titre
Responsable
Département
Division
Equipe
Date de début de l’emploi
Type de contrat
Statut
Numéro de téléphone, numéro de portable et adresse électronique Conway
Numéro de portable et adresse électronique personnelle
Photo personnelle
Service ‘cloud’ (p.e. Sharepoint)
Préférences de communication
(ci-après les « Données à caractère personnel »).
Si vous ne souhaitez pas partager la moindre Donnée à caractère personnel avec Nous, vous ne pourrez pas utiliser l’Application et Nous vous suggérons de ne pas vous connecter.
Nous collectons et traitons uniquement les Données à caractère personnel qui sont requises pour le fonctionnement optimal de l’Application.
Les Données à caractère personnel que RECNEPS obtient de Conway ou de vous, lorsque vous utilisez l’Application, sont soumises à la présente déclaration de confidentialité.
En utilisant l’Application, vous êtes réputé avoir accepté l’utilisation de vos Données à caractère personnel conformément à la présente déclaration de confidentialité.
1. Définitions
« Responsable du traitement » signifie la personne morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités (« pourquoi ») et les moyens (« comment ») du traitement de Données à caractère personnel. Votre employeur sera le Responsable du traitement des données à caractère personnel traitées via l’Application. Cela signifie Conway dont le siège est établi Laagstraat 63, 9140 Temse avec numéro de BCE BE 0412.070.549
« Données à caractère personnel » signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
« Sous-traitant » signifie la personne morale qui traite les Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement. RECNEPS est le propriétaire/donneur de licence de l’Application et est le Sous-traitant des Données à caractère personnel dans le cadre de l’Application. RECNEPS signifie la SA RECNEPS, société dont le siège est établi Scheldestraat 11, 2000 Anvers, enregistrée à la Banque-carrefour des entreprises sous le numéro 0667.513.616 (ci-après dénommée « RECNEPS »).
2. La confidentialité de vos Données à caractère personnel
À chaque fois que vous soumettez des Données à caractère personnel en tant qu’utilisateur de l’Application, Nous traiterons ces informations conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité et à toutes les obligations légales applicables au traitement de Données à caractère personnel, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.
Nous établirons des procédures appropriées pour sécuriser et protéger les données que Nous collectons via l’Application ou par courrier électronique.
Nous optimisons la sécurité de vos Données à caractère personnel en limitant l’accès à vos Données à caractère personnel aux personnes qui en ont besoin (par exemple : seuls les employés de RECNEPS ou de l’employeur, les associés et les sous-traitants qui ont besoin de vos données pour les finalités décrites ci-dessous auront l’autorisation d’accéder aux données).
3. Comment collectons-Nous vos Données à caractère personnel ? Et pendant combien de temps sont-elles conservées ?
Nous collectons vos Données à caractère personnel :
lorsque vous vous connectez à l’Application ;
lorsque vous accédez à l’Application et que vous l’utilisez ;
lorsque vous déposez une plainte ou que vous demandez des informations ;
lorsque vous nous appelez ou nous envoyez un e-mail ou correspondez avec Nous d’une autre manière qu’avec l’Application.
Conway peut combiner les Données à caractère personnel qu’elle collecte via l’Application avec les informations que vous fournissez à Conway d’une autre manière ou que des tierces parties fournissent à Conway.
Nous ne conserverons et ne traiterons pas vos Données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire et en tout cas pas plus longtemps qu’une période de deux ans après la dernière fois que vous vous connectez à l’Application.
Nous évitons la collecte de Données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour les finalités énoncées dans la section 4.
4. Que faisons-Nous avec vos Données à caractère personnel ?
Nous pouvons utiliser les Données à caractère personnel que nous collectons pour les finalités suivantes :
pour vous identifier comme utilisateur dans l’Application ;
pour vous permettre d’utiliser l’Application ;
pour effectuer des suggestions pertinentes concernant le contenu et les caractéristiques ;
pour traiter les éventuelles plaintes ou demandes ;
pour Nous aider à évaluer, corriger et améliorer l’Application et tous produits ou services y afférents ;
pour des raisons internes, y compris à des fins administratives et de classement.
En plus des finalités spécifiques pour lesquelles Nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel, Nous pouvons également les traiter lorsque ce traitement est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis, ou afin de protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts vitaux d’une autre personne physique.
Veuillez ne pas Nous transmettre les Données à caractère personnel d’autres personnes sauf si Nous vous invitons à le faire.
5. À qui rapportons-Nous vos Données à caractère personnel ?
Nous ne transférerons pas vos Données à caractère personnel à des tierces parties en dehors de l’Union européenne, sauf à des sous-traitants en dehors de l’Union européenne avec lesquels des accords ont été conclus ou avec qui nous conclurons un accord dans un délai de 10 mois, à compter du 27 mai 2021, offrant les sécurités légales minimales requises dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.
En outre, Nous ne transférerons pas vos Données à caractère personnel à des tierces parties au sein de l’Union européenne sans votre autorisation expresse, sauf :
à des filiales ;
lorsque ces données sont nécessaires pour permettre aux employés, agents, sous-traitants, fournisseurs ou partenaires commerciaux de fournir un service ou d’accomplir une tâche dans le cadre d’une convention de produit entre RECNEPS et Conway (y compris les services à la clientèle) ;
si c’est requis par la loi.
Tout transfert de Données à caractère personnel à une des tierces parties mentionnées dans la liste ci-dessus se fait conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.
Nous garantissons que des mesures sont prises pour s’assurer que des tierces parties ne peuvent pas utiliser vos Données à caractère personnel pour d’autres finalités que les finalités mentionnées à la section 4, et que ces tierces parties ont pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
Nous établirons des accords de traitement avec les tierces parties susmentionnées afin de garantir la sécurité des données.
Nous prendrons toutes les précautions nécessaires pour garantir que nos employés, associés ou sous-traitants qui ont accès aux Données à caractère personnel traiteront ces Données à caractère personnel exclusivement en conformité avec la présente déclaration et nos obligations dans le cadre des réglementations relatives à la protection de la vie privée.
6. Droits des personnes concernées
Dans le cadre du RGPD, vous disposez des droits suivants en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel par Nous. Ces droits ne sont pas absolus et leur implémentation peut être soumise à certaines conditions et exceptions stipulées dans le RGPD.
Le droit d’être informé
Par le biais de la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons à propos des Données à caractère personnel que Nous traitons et pour quelles finalités, ainsi qu’à propos de vos droits dans le contexte de ces activités de traitement.
Le droit d’accès aux Données à caractère personnel
Vous avez le droit de Nous demander à tout moment si Nous traitons ou non vos Données à caractère personnel et, si Nous les traitons, de consulter ces données et d’obtenir de plus amples informations sur :
les finalités du traitement ;
les catégories de Données à caractère personnel concernées ;
les destinataires ou catégories de destinataires (en particulier ceux situés dans des pays tiers) ;
si possible, la durée de conservation ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l’existence de vos droits à la protection de la vie privée ;
le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle ;
les informations dont Nous disposons à propos de la source des données si Nous obtenons des Données à caractère personnel d’une tierce partie ; et
l’existence d’une prise de décision automatisée.
Vous avez également le droit d’obtenir une copie gratuite des données traitées, sous une forme intelligible. Conway peut vous facturer des frais raisonnables couvrant ses coûts administratifs pour toute copie supplémentaire que vous pourriez demander.
Si l’accès aux Données à caractère personnel est refusé, la raison sera communiquée.
Le droit de rectification des Données à caractère personnel
Vous avez le droit de faire corriger sans délai les Données à caractère personnel incomplètes, erronées, inappropriées ou dépassées.
Afin que vos données soient à jour, Nous vous demandons de Nous signaler toute modification, comme un changement d’adresse, un changement dans votre adresse e-mail ou une nouvelle carte d’identité. Ces changements peuvent être communiqués via les outils pertinents.
Le droit d’effacement des Données à caractère personnel
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de faire effacer vos Données à caractère personnel au plus vite. Ces circonstances comprennent :
les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées autrement ;
le retrait du consentement relatif au traitement basé sur le consentement ;
vous vous opposez au traitement de vos Données à caractère personnel et il n’existe plus aucun motif légitime et sérieux pour le traitement par Conway ; et
dans le cas où les Données à caractère personnel sont traitées de manière illégitime.
Veuillez toutefois noter que Nous ne serons peut-être pas toujours à même d’effacer l’ensemble des Données à caractère personnel demandées, par exemple lorsque leur traitement est nécessaire pour respecter nos obligations légales.
Le droit à la limitation du traitement de Données à caractère personnel
Dans les circonstances suivantes, vous avez le droit de limiter le traitement de vos Données à caractère personnel :
lorsque vous contestez l’exactitude des Données à caractère personnel ;
lorsque le traitement est illégal, mais vous ne voulez pas que les Données à caractère personnel soient effacées ; ou
lorsque vous vous opposez au traitement, pendant la vérification de cette opposition.
Lorsque le traitement a été limité sur cette base, Nous pouvons continuer à stocker vos Données à caractère personnel. Cependant, Nous procéderons uniquement à leur traitement avec votre consentement explicite, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs importants d’intérêt public.
Le droit de vous opposer au traitement de Données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel si cette opération de traitement est basée sur l’intérêt légitime de Conway ou l’intérêt public, et à condition que votre intérêt l’emporte sur ces intérêts.
Le droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de « récupérer » vos Données à caractère personnel, par exemple si vous changez d’employeur. C’est uniquement possible pour les Données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Conway, sur la base d’un consentement ou d’un contrat. Par conséquent, dans tous les autres cas, vous ne bénéficiez pas de ce droit (par exemple, lorsque vos données sont traitées sur la base d’une obligation légale).
Ce droit recouvre deux aspects :
vous pouvez demander à Conway de vous transmettre les Données à caractère personnel concernées sous une forme structurée, courante et lisible par machine ; et
vous pouvez demander à Conway de transmettre les Données à caractère personnel concernées directement à un autre Responsable du traitement. Vous êtes responsable de l’exactitude et de la sécurité de l’adresse (e-mail) que vous fournissez pour le transfert. Conway a le droit de refuser si le transfert est techniquement impossible.
Le droit de retirer le consentement
Dans la mesure où la base légale de notre traitement de vos Données à caractère personnel est le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Cependant, le retrait n’affectera pas la légalité du traitement antérieur au retrait.
Comment puis-je exercer mes droits en matière de protection de la vie privée ? Vous pouvez exercer vos droits en matière de protection de la vie privée via la page relative à la Protection de la vie privée sur l’intranet de Conway, en utilisant le formulaire en ligne disponible.
Cela engendre-t-il des coûts ? Vous pouvez exercer vos droits en matière de protection de la vie privée gratuitement sauf si votre demande est manifestement infondée ou disproportionnée, en particulier en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas – conformément à la législation en matière de protection de la vie privée –, Nous avons le droit et le choix (i) d’exiger le paiement de frais raisonnables (dans ce cas, Nous prenons en compte les frais administratifs supportés pour fournir l’information ou la communication demandée et les frais associés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.
Sous quel format vais-je recevoir une réponse ? Lorsque vous soumettez votre demande par voie électronique, l’information est si possible fournie par voie électronique, sauf demande contraire de votre part. En tout cas, Nous vous transmettrons une réponse brève, transparente, intelligible et aisément accessible.
Quand vais-je recevoir une réponse ? Nous répondrons dans les plus brefs délais à votre demande, et en tout cas dans le mois suivant sa réception. En fonction de la complexité des demandes et de leur nombre, cette période peut être prolongée de deux mois, si nécessaire. En cas de prolongation de la période, Nous vous en informerons dans le mois de la réception de votre demande.
Que faire si Conway ne donne pas suite à ma demande ? Dans notre réponse, Nous vous informerons en tout cas à propos de la possibilité de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance et de saisir un tribunal.
7. Liens vers une tierce partie
L’Application peut contenir des liens vers d’autres sites Internet qui ne sont pas contrôlés par Nous. Bien que Nous mettions tout en œuvre pour garantir que les liens dans l’Application mènent exclusivement à des sites Internet qui partagent nos normes de sécurité et de confidentialité, Nous ne sommes pas responsables de la protection et de la confidentialité des données, parmi lesquelles les Données à caractère personnel, que vous soumettez sur d’autres sites Internet après avoir quitté l’Application. Avant de soumettre des informations personnelles sur d’autres sites ou dans d’autres applications, Nous vous conseillons de faire preuve de prudence et de consulter la déclaration de confidentialité applicable sur le site Internet concerné.
8. Contact
Si vous avez la moindre question à propos de la présente déclaration de confidentialité et/ou du traitement de vos Données à caractère personnel par Conway, veuillez consulter la page relative à la Protection de la vie privée sur l’intranet de Conway et introduire votre demande via le formulaire en ligne disponible.
Pour signaler une plainte ou une violation de Données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec le Délégué à la protection des données de Conway, The Convenience Company België N.V., dataprotection@conway.be ou 03 710 04 33, ou avec l’Autorité belge de protection des données via contact@apd-gba.be.